Procès-verbal du 19.11.2016

Bonsoir, 


Voici le compte-rendu de la séance du samedi 19 novembre.


Étaient présents Eléonore, Damian, James, Robin, Giulia, Margot, Najib, Basile, Emilien, Aloïse, Maxime et moi-même durant cette après-midi. Sont excusés Inès, Manon ainsi que Shanon et Luc étant membres du comité.


Nous avons procédé de la manière suivante:
En premier lieu nous avons établi une sorte de bilan avec avis et remarques de cette année duquel sont ressortis un certain nombre d'éléments. En deuxième plan nous nous sommes exprimé par rapport à l'état actuel des jardins et la dernière phase portait sur l'organisation future de l'association et des jardins.


Cette séance consistait surtout à reprendre contact tous ensemble après ces derniers mois de flottements. Le point principal abordé hier a été le manque de communication au sein du groupe. Les informations n'ont en effet souvent pas bien circulé, non seulement entre les membres mais également avec l'extérieur de l’association. Pour améliorer cet aspect, il est préférable de forger une certaine régularité en matière de séances. Une référence mensuelle, un rendez-vous par mois semble être une bonne idée. Nous avons fixé tous les premiers dimanches de mois dans les environs de 14h. Il s'agira lors de ces réunions de faire un état des lieux et des comptes, en d'autres termes du bon fonctionnement de l'association. Nous pourrons également prévoir un plan de résponsabilité pour les 4 prochaines semaines, c'est-à-dire de mandater un certain groupe de personnes d'effectuer x ou y tâches dans les jardins durant par exemple 1 semaine et de leur confier la clé. Tous les premiers dimanches de mois (sauf le mois de janvier, festivités de nouvel an donc deuxième dimanche) dans les environs de 14h. Prochaines séance : dimanche 4 décembre dès 14h !!!


Nous avons également parlé de la structure même de l'association. Une question est ressortie, celle des membres et non-membres de l'association et demeure sans réponse. A développé le 4 décembre.
 Pour ce qui est de l'aspect financier, un transfert de compte vers la BAS (banque alternative suisse) est à venir car cela correspond plus à nos idées. Une rendez-vous avec M. Herrmann concernant l'aide financière du lycée sera prévu dans la semaine. Un autre élément de cette nature est le remboursement de l'association envers les tiers à qui elle doit quelques argents, par ex. outils cassés, avances et achats divers. Il faudrait lors de la prochaine rencontre faire un véritable état des comptes de l’association, n'ayant pas pu se faire la trésorière Shanon absente. Les personnes à qui l'association devrait une certaine comme d'argent sont invités à prendre contact avec Shanon qui établira une liste à présenter le 4 décembre. Ils seront normalement remboursés dès le début de l'année 2017 au plus tard.


Une inventaire du matériel est prévu pour le 4 décembre, les personnes qui posséderaient quelconques outils dans le local du lycée sont vivement invités à être présent le 4 s'ils désirent récupérer leur matériel. En bref il nous faut savoir à qui est quoi.



Un point qui sera surtout développé le 4 décembre parce que très technique et concret, le programme des plantations et aménagements du terrain des jardins pourrait être sujet à une organisation avec des "gooogledocs". Pour ce qui est de cette thématique c'est-à-dire programmer la nouvelle saison jardinière sur le terrain, elle attendra encore deux semaines avant de véritablement faire entendre d'elle.


Pour ce qui est de la prochaine réunion, une affiche sous forme de petite annonce pour avertir les membres du lycée de la programmation de cette première rencontre officielle est à faire ! Une ou deux personnes motivées peuvent s'en occuper. 


Voici une synthèse des points définis dans ce mail :


Ce qui a été décidé, 
- la prochaine réunion le 4 décembre 2016 dès 14h au lycée Blaise-Cendrars. Une rencontre prévue chaque premier dimanche de mois sauf janvier le deuxième.
- Changement de banque, d'UBS à la BAS


Ce qui est à faire,


- Un rendez-vous de la trésorière et moi-même avec M. Herrmann au sujet des finances du lycée. Responsables : Benoît et Shanon
- La question bancaire. Responsables : comité
- Remboursements de l’association. Responsables : personnes concernées et trésorière, Shanon
- Création de l'affiche annonçant cette première réunion mensuelle. Responsables : ?


Un avant-goût de l'ordre du jour du 4 décembre, les questions pratiques des jardins (le plus gros pâté), un état des comptes de l'association, un inventaire des possessions de l’association et le résultat de ce qui aura été fait jusque là.


Merci à tous et bonne semaine à vous !


Câlins verts !


Benoît